Urzędowe Poświadczenie Odbioru - wymagania prawne

Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO) to wiadomość elektroniczna, stanowiąca dowód dostarczenia pewnego dokumentu elektronicznego do adresata. Mówimy o dwóch rodzajach Urzędowego Poświadczenia Odbioru:
- UPO wystawiane przez przez organ administracji publicznej (zwany dalej Urzędem), stanowiące poświadczenie przedłożenia dokumentu elektronicznego wysłanego przez interesanta [1],
- UPO wystawiane przez interesanta, stanowiące poświadczenie odebrania dokumentu wysłanego przez organ administracji publicznej [2], zwane dalej Zwrotnym Poświadczeniem Odbioru (ZPO).

W niniejszym artykule skupię się na formacie UPO wystawianych przez organy administracji publicznej. Zgodnie z obowiązującymi przepisami UPO powinno spełniać przedstawione poniżej warunki.

Wymagania prawne dotyczące UPO

1. Z [1] wynika, że Urzędowe Poświadczenie Odbioru powinno zawierać:
- pełną nazwę Urzędu,
- datę i czas doręczenia dokumentu (dostarczenia dokumentu do systemu informatycznego Urzędu),
- datę i czas wystawienia Urzędowego Poświadczenia Odbioru.

2. Jeśli by interpretować wystawione Urzędowe Poświadczenie Odbioru jako dokumenty elektroniczne powstałe i gromadzone w organach państwowych i państwowych jednostkach organizacyjnych, w organach jednostek samorządu terytorialnego i samorządowych jednostkach organizacyjnych, dotyczy go również rozporządzenie [2], z którego wynika, że:

2.1. UPO powinno mieć format XML (jest bowiem przygotowane do przesyłania za pomocą środków komunikacji elektronicznej),

2.2. musi zawierać, poza elementami wynikającymi z [1], następujące metadane w formie umożliwiającej ich łatwe wyodrębnienie:
2.2.1. jednoznaczny identyfikator,
2.2.2. tytuł,
2.2.3. informację o formacie i typie dokumentu,
2.2.4. określenie, komu i na jakich zasadach można udostępnić dokument,
2.2.5. informacje na temat dokumentu, którego dotyczy (wymóg zbliżony, choć nie tożsamy, do [1])
2.2.6. informacja o podmiocie, do którego adresowane jest UPO.

Podsumowanie i wnioski

Poza aktami związanymi bezpośrednio z UPO należy zwrócić uwagę na [4]. Został tam przedstawiony format, w jakim powinny być przekazywane dokumenty do archiwów państwowych. Można tam znaleźć schemat XML, który stanowi techniczną definicję tychże metadanych. Przy analizowaniu formatu UPO można brać pod uwagę przedstawione rozporządzenie - nie jest to wprawdzie wymagane, ale może stanowić cenną wskazówkę. Moim zdaniem inne rozporządzenia powinny zawierać równie precyzyjne specyfikacje formatu różnego rodzaju dokumentów elektronicznych.

Źródła:
[1] Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów w sprawie warunków organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów elektronicznych podmiotom publicznym
[2] Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 27 listopada 2006 r. w sprawie sporządzania i doręczania pism w formie dokumentów elektronicznych (Dz. U. 2006.227.1664)
[3] Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych
[4] Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r. w sprawie wymagań technicznych formatów zapisu i informatycznych nośników danych, na których utrwalono materiały archiwalne przekazywane do archiwów państwowych